František Mach

Výstup ze schůzky ve Strakonicích 28. 8. 2026. Přehled toho, co se dá zautomatizovat, v jakém pořadí a za jakých podmínek.

Přepis schůzky je automatický, needitovaný záznam našeho povídání ve Strakonicích – slouží jen k tomu, aby ses k čemukoliv mohl vrátit. Může obsahovat překlepy i zaměněné mluvčí.

Stávající stav

Proces sám o sobě je jasně nalajnovaný – od poptávky přes ocenění a smlouvu až po marketing, inzerci a uzavření. Chybí ale systém, kterým by se to opíralo o data – a to je to, co dnes stojí nejvíc času. Diagram zachycuje oba hlavní scénáře, prodej i pronájem, tak jak jsme je probrali krok po kroku.

graph TD A["Kontakt / poptávka"] --> B{"Prodej, nebo pronájem?"} B -->|"Prodej"| O["Sběr údajů o nemovitosti – SJM, štítek, metráže"] B -->|"Pronájem"| RL2["Schůzka a prohlídka nemovitosti"] RL2 --> RL3["Fotografování"] RL3 --> RL4["Text inzerátu a publikace"] RL4 --> R1["Vysoký objem poptávek od zájemců – e-mail, telefon"] O --> E["Schůzka v kavárně"] E --> F["Prohlídka nemovitosti + povídání o specifikách"] F --> G["Ocenění – cenové mapy Valuo, katastr, srovnání inzerátů"] G --> H["Osobní domluva ceny a strategie"] H --> I{"Zprostředkovatelská smlouva?"} I -->|"Většinou ne – 80–90 % známí"| J["Fotografování a natáčení videoprohlídky"] I -->|"Cizí klient"| I1["Návrh zprostředkovatelské smlouvy"] --> I2["Podpis smlouvy"] --> J J --> K["Předání materiálů na sdílený disk, zatřízení do složek"] K --> L["Videoprohlídka na Instagram / FB / YouTube – bez ceny"] L --> M["Čekání cca 14 dní na odezvu"] M --> N["Text inzerátu – AI + asistentka"] N --> P["Export přes Urbium na cca 15 portálů"] P --> S1["Příchozí poptávky – e-mail, telefon"] S1 --> S3["Prohlídky se zájemci"] S3 --> S4["Výběr zájemce"] S4 --> S4B["AML dotazník a jeho podpis"] S4B --> S5["Rezervační smlouva – připraví právník, posílá přímo oběma stranám"] S5 --> S6["Kupní smlouva + advokátní úschova – právník komunikuje přímo se stranami"] S6 --> S7["Koordinace termínu podpisu – víc účastníků najednou"] S7 --> S8["Podpis – fyzicky nebo elektronicky"] S8 --> S9["Zápis zástavního práva na katastr – řeší kupující / banka"] S9 --> S10["Provize z rezervačního depozita, výjimečně faktura"] S10 --> S11["Udržování kontaktu, případně pomoc s daňovým přiznáním"] R1 --> R2["Filtrace – žádost o SMS / telefonické představení"] R2 --> R3["Domluva prohlídky"] R3 --> R4["Výběr nájemníka"] R4 --> R5["Sběr osobních údajů"] R5 --> R6["Asistentka vyplní šablony – nájemní smlouva, protokol"] R6 --> R7["Podpis – elektronicky nebo tištěná"] R7 --> R8["Předání bytu"] classDef red fill:#FEE2E2,stroke:#DC2626,stroke-width:1.5px,color:#7F1D1D; classDef orange fill:#FEF3C7,stroke:#D97706,stroke-width:1.5px,color:#78350F; classDef green fill:#DCFCE7,stroke:#16A34A,stroke-width:1.5px,color:#14532D; classDef decision fill:#FAFAFA,stroke:#404040,stroke-width:1.5px,color:#262626; class S4B,R1,R5,R6,N red class G,K,L,O,S1,S5,S7,S8,RL4,I1,I2,P,R7,S11 orange class E,F,H,J,S3,S4,RL2,R3,R4,R8,M,S6,S9,S10,RL3,R2 green class B,I decision click N call showAutomationInfo("N") click O call showAutomationInfo("O") click P call showAutomationInfo("P") click S1 call showAutomationInfo("S1") click S4B call showAutomationInfo("S4B") click S5 call showAutomationInfo("S5") click S7 call showAutomationInfo("S7") click S8 call showAutomationInfo("S8") click S11 call showAutomationInfo("S11") click G call showAutomationInfo("G") click K call showAutomationInfo("K") click L call showAutomationInfo("L") click RL4 call showAutomationInfo("RL4") click R1 call showAutomationInfo("R1") click R5 call showAutomationInfo("R5") click R6 call showAutomationInfo("R6") click R7 call showAutomationInfo("R7") click I1 call showAutomationInfo("I1") click I2 call showAutomationInfo("I2")

Červeně jsou nejbolestivější místa, žlutě kroky, které si zaslouží péči, zeleně to, co dnes funguje. Klikni na kterýkoliv barevně odlišený krok – ukáže se, co se s ním dá udělat.

Datová základna

Než se pustíme do stavění automatizací, budeme potřebovat místo, kde si automatizace budou moct uchovávat informace. Představ si to jako několik tabulek – tabulka nemovitostí, které prodáváš/pronajímáš, tabulka klientů, tabulka zájemců. Nic složitého. Tabulky mezi sebou musí být propojené, abys byl schopný vyčíst, která nemovitost patří kterému klientovi apod. Tabulky nebudou sloužit jen automatizacím, ale i tobě k získání přehledu o lokalitách, cenách, financích, klientech apod.

Porovnání variant

Vývoj na míru
Využití existujících nástrojů
Pořizovací cena
50–70 tis. Kč
30–40 tis. Kč
Měsíční náklady – licence
Hosting + Make, případně databáze při velkém objemu dat – 5–35 €/měsíc, závisí na objemu dat a míře využití systému
10–20 €/měsíc (Notion + Make)
Výhody
  • Lze postavit cokoliv, co si dokážeš představit. Nelimitují tě možnosti jednoho nástroje.
  • Nejsi vázaný na cenovou politiku cizího nástroje.
  • Teoreticky je možné ze systému udělat produkt, který můžeš dál prodávat ostatním realiťákům.
  • Vyplatí se hlavně při větším škálování / při plánovaném prodeji firmy.
  • Rychlá implementace (v řádu dní)
  • Nízké až žádné měsíční náklady na údržbu – drobné úpravy zvládneš sám, případně s pomocí AI
  • Nižší vstupní cena (30–40 tis.)
  • Snadná integrace s AI – řekneš ChatGPT „podívej se mi, jaké nemovitosti mám teď v prodeji a vypiš mi ke každé počet zájemců" a on to zvládne i bez složitého nastavení
  • Menší závislost na vývojáři
Nevýhody
  • Vyšší vstupní cena (odhadem 50–70 tis.)
  • Náročnější údržba – řádově vyšší měsíční náklady, na drobné úpravy a opravy potřebuješ vývojáře
  • Vyšší odpovědnost za bezpečnost, aktualizace apod.
  • Měsíční předplatné za nástroje (10–20 €/měsíc)
  • Při náboru zaměstnanců nárůst nákladů na licence
  • Existují věci, které daný nástroj neumí, a nic s tím nemůžeš udělat
  • Závislost na konkrétním nástroji

Doporučení: využití existujících nástrojů (Notion + Make). Nemáš v plánu větší nábor, výrazné škálování ani prodej firmy – právě to jsou situace, kdy se vlastní vývoj vyplatí. Teď teprve s automatizacemi začínáš, takže postavit si vlastní systém by byl kanon na vrabce: vyšší vstupní cena i průběžná údržba za výhody, které v tuhle chvíli nevyužiješ. Notion a Make navíc nejsou slepá ulička – pokud jednou narazíš na jejich strop, dá se na vlastní systém přejít i později, až to bude mít smysl.

Procesy k automatizaci

Řazeno podle poměru přínos / náročnost – od nejjednoduššího a nejbolestivějšího po komplikovanější věci, které mohou počkat.

Proces Náročnost Přínos
Výchozí problém:
Ruční vyplňování nájemní smlouvy a předávacího protokolu pro každého nového nájemníka.
Řešení:
Zájemce vyplní krátký formulář → údaje se automaticky propíšou do šablon → smlouva se odešle e-mailem, případně rovnou k elektronickému podpisu.
Prerekvizity:
Aktuální šablona nájemní smlouvy a předávacího protokolu, přístup/účet v Signi, seznam údajů, které se do smlouvy doplňují.
Výchozí problém:
Desítky e-mailů a telefonátů na jeden inzerát, ruční třídění vážných zájemců od zbytku.
Řešení:
Automatická odpověď na příchozí e-mail, která rovnou doptá na klíčové informace – počet lidí, délku nájmu. Kdo to myslí vážně, odpoví.
Prerekvizity:
Přístup ke Gmailu (napojení schránky), pár příkladů, jak dnes na poptávky odpovídáš – tón, co se ptáš.
Výchozí problém:
Psaní inzerátu vyžaduje pokaždé ruční sesbírání údajů a přizpůsobení tónu, i když už dnes pomáhá AI.
Řešení:
Text se generuje na klik ze všech dostupných dat o nemovitosti – AI má k dispozici tvůj styl a přesné instrukce. Výsledek jen schválíš, případně doupravíš.
Prerekvizity:
3–5 příkladů tvých textů inzerátů jako referenční styl, pravidla, co má a nemá inzerát obsahovat.
Výchozí problém:
AML dotazník se dnes řeší ručně ke každé transakci zvlášť.
Řešení:
Zájemce vyplní dotazník sám přes odkaz, který mu automaticky přijde e-mailem. Po vyplnění se rovnou pošle k elektronickému podpisu.
Prerekvizity:
Aktuální vzor AML dotazníku, informace od právníka, jaká forma elektronického podpisu je pro AML dotazník právně dostačující.
Výchozí problém:
Informace o nemovitosti (SJM, energetický štítek, metráže) se ručně dohledávají v dokumentech pokaždé znovu.
Řešení:
Automatické vytažení do přehledné tabulky – odtud se dá jen kopírovat do inzerátu nebo do Urbia.
Prerekvizity:
Ukázkové dokumenty (SJM, energetický štítek, výpis z katastru), seznam údajů, které se mají vytahovat.
Výchozí problém:
Podklady pro právníka, zprostředkovatelská smlouva, koordinace termínu podpisu i samotný podpis se dnes řeší ručně ke každému případu.
Řešení:
Podklady pro rezervační i zprostředkovatelskou smlouvu se automaticky sestaví z dat, která už máš z inzerátu a AML dotazníku. Termín podpisu se domluví přes odkaz, kde každý zaklikne, kdy může. Podepisuje se elektronicky tam, kde to právník potvrdí.
Prerekvizity:
Informace od právníka, které kroky lze dělat automaticky a které musí zůstat ručně, šablona zprostředkovatelské smlouvy.
Výchozí problém:
Ruční hledání srovnání – cenové mapy, katastr, procházení inzerátů – při každém oceňování znovu.
Řešení:
Pravidelný scraping inzerce a historie prodejů v dané lokalitě, ze kterého vzniká přehled k oceňování. Vyzkoušeno živě na schůzce v ChatGPT.
Prerekvizity:
Seznam lokalit a portálů, které chceš sledovat, případně přístup k Valuu, pokud se má propojit.
Výchozí problém:
Ruční nahrávání videa zvlášť na Instagram, FB a YouTube, ruční nastavování reklam.
Řešení:
Jedno zadání → automatické naplánování a publikace na všechny platformy. Většinu reklam lze také nastavit automaticky.
Prerekvizity:
Přístupy k Instagram/FB/YouTube účtům (Business Manager), případně k nástroji na správu reklam.
Výchozí problém:
Poptávky na prodej chodí e-mailem i telefonicky, ruční třídění a odpovídání.
Řešení:
Na e-mailové poptávky AI předpřipraví draft odpovědi ke schválení, případně rovnou uloží kontakt. Telefonické poptávky by šlo párovat na nemovitost, ale je to náročnější – zatím neřešit.
Prerekvizity:
Přístup ke Gmailu, pár příkladů, jak dnes odpovídáš na poptávky k prodeji.
Výchozí problém:
Připomínka daně z nemovitosti pro loňské klienty se musí ručně hlídat v kalendáři.
Řešení:
Letošním klientům na konci roku automaticky odejde připomínka daně z nemovitosti.
Prerekvizity:
Evidence klientů a dat prodeje, podle které se určí, kdy komu poslat připomínku.
Výchozí problém:
Fotky od fotografa přichází neuspořádané, zatřídění do správné nemovitosti zabírá čas asistentky.
Řešení:
Zatřídění do správné nemovitosti je možné automaticky, ale vzhledem k tomu, že nejde o časově náročný úkon, nemá zatím cenu se tím zabývat.
Prerekvizity:
Zatím neřešit – bez prerekvizit.
Výchozí problém:
Ruční přepis technických údajů a řazení fotek v Urbiu zabere asistentce klidně půl hodiny i víc na jednu nemovitost.
Řešení:
Vytažené technické údaje (bod 05) se automaticky doplní do Urbia. Řazení fotek zůstává na asistentce – u téhle části se automatizace nevyplatí.
Prerekvizity:
Přístupové údaje / dokumentace k API Urbia, informace, zda a jak Urbio umožňuje automatizovaný import.
Výchozí problém:
LV a další podklady se stahují ručně přes dálkový přístup ke každé nemovitosti zvlášť.
Řešení:
Automatické stažení a uložení do složky nemovitosti, případně strukturovaný report k tomu, co se dá z podkladů vyčíst.
Prerekvizity:
Přístupové údaje k dálkovému přístupu ČÚZK, informace o rozsahu oprávnění účtu.

Nabídka

Předtím, než se pustíme do samotné automatizace a AI, bych silně doporučovala dát do pořádku data a vytvořit datovou základnu. Jako další bych se zaměřila na procesy, jejichž automatizace bude mít velký dopad a zároveň by jejich implementace neměla být nijak zvlášť složitá.

Nejbližší možný začátek pondělí 5. 10. 2026
Dokončení realizace při začátku 5. 10. nejpozději do pátku 30. 10. 2026
Varianta 1 Postupná implementace
Položka
Cena
Datová základna – struktura nemovitostí, jedno centrální místo pro data + napojení na ChatGPT
36 000 Kč
Nájmy – nájemní smlouva a protokol automaticky
16 000 Kč
Odpovídání na poptávky k nájmu
30 000 Kč
Text inzerátu na klik
13 000 Kč
AML dotazník a podpis
15 000 Kč
Celkem
110 000 Kč
  • Platba po dokončení každé položky, bez zálohy
  • Údržba mimo balíček – 1 000 Kč/h, cca 5 h ročně
  • Možnost kdykoliv předat vývoj někomu jinému / přerušit / zrušit realizaci
Varianta 2 Balíček
110 000 Kč 100 000 Kč
  • Vše v jedné realizaci (datová základna, smlouvy, poptávky k nájmu, text inzerátu, AML)
  • Údržba na první rok v ceně
  • Záloha 50 % předem, zbytek po dokončení

Při obou nabídkách platí:

  • Veškeré účty vlastníš ty, já do nich mám jen propůjčený přístup
  • Náklady na měsíční předplatná nejsou v ceně zahrnuté
  • Pokud mým zaviněním v budoucnu něco přestane fungovat, oprava je zdarma
  • Zavazuji se ke spolupráci v případě předání projektu jinému vývojáři